索引号：	11330783002611200X/2019-212858	主题分类：	国土资源、能源/其他
发布机构：	市自然资源和规划局	公开日期：	2025-08-27
文号：	东自然资规〔2019〕249号	文件登记号：	-
有效性：	有效
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局机关各科室、各直属单位：

现将《东阳市自然资源和规划局档案管理规定（试行）》印发给你们，请认真组织学习，严格遵照执行。

东阳自然资源和规划局

2019年11月7日

东阳市自然资源和规划局档案管理规定

（试行）

 

第一章  总则

第一条  为加强本局档案科学管理，提高档案工作水平，维护档案完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》）、《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《秘密法》）、《中华人民共和国档案法实施条例》、《不动产登记资料查询暂行办法》，结合本局实际，制定本规定。

第二条  本规定所称档案是指本单位在各项职能活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、照片、声像、磁介质数据、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条  档案实行集中统一管理、分级负责制。由局综合档案室统一保管。各科室（单位）设兼职档案员，负责档案的收集、整理、移交工作。

第四条  档案归档工作纳入公文督办范围，并列入年度目标管理考核范畴。

第五条  档案管理所需经费列入局事业发展规划与年度经费计划。

第二章  管理体制和职责

第六条  综合档案室工作职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法规，实施执行局统一制定的档案管理制度。

（二）集中统一管理全局档案，做好档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作。

（三）指导、监督和检查各科室（单位）档案资料的形成、积累、整理、归档工作。

（四）负责做好档案保密、档案安全、档案查阅工作。

（五）加强档案管理业务建设和信息化建设。

（六）将保管期限已满的档案按《档案法》及时移交市档

案馆。

（七）办理其他有关的档案业务工作。

第七条  综合档案室档案员和各科室（单位）兼职档案员组成全局档案管理网络体系。兼职档案员岗位职责是：

（一）热爱档案工作，刻苦钻研业务知识，积极宣传和认真学习档案法律、法规及党和国家有关档案工作的政策，不断提高业务水平。

（二）归档的档案材料应收集齐全、整理规范、保管科学、查找方便，保证有较高的案卷质量，努力实现档案管理工作的标准化、规范化、信息化。

（三）编制档案检索工具，做好档案移交目录，确保档案的真实性、完整性后，及时向综合档案室移交。

（四）坚持原则，保守机密，严格执行档案管理、利用和保密制度，维护档案的完整与安全。

（五）做好档案的统计、分析工作，接受综合档案室的检查、指导和培训。

第三章  档案收集整理和移交

第八条  档案收集范围包括：文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、荣誉（实物）档案等。

第九条  档案收集整理应符合以下要求：

（一）卷内文件材料完整、准确、系统，无重复件，具有保存价值。

（二）用纸规范、书写工整，字迹清晰，必须使用不易褪色的签字笔、碳素墨水和打印碳粉，不得使用圆珠笔、铅笔书写文件、资料和签字。破损页需修补。

（三）分类准确，组卷合理。业务档案原稿必须由业务部门负责人或项目负责人审核签字，审批正文和图纸必须盖业务印章。

（四）各科室（单位）应将本部门归档材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门工作计划之中，列入本部门的职责范围，任何单位或个人不得私自占有。

（五）按要求检查电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性后，同步归档电子文件。

第十条  各兼职档案员应及时将检查合格的档案移交综合档案室。

（一）文书档案：次年3月底前移交，特殊档案可根据实际工作情况，在次年6月底之前移交。

（二）会计档案：次年12月底之前移交。

（三）业务档案：业务完结后5个工作日内移交。

（四）科技档案：含基建、设备、科研项目等整体完结后5个工作日内移交。

（五）声像档案：业务完结后次月底前移交。

（六）荣誉（实物）档案：次年3月底前移交。

第十一条  档案移交时同时提供移交清册一式二份，一份留存综合档案室，一份留存移交科室（单位），交接双方应当场清点并签名确认。

第四章  档案保管和鉴定

第十二条  为确保档案安全，最大限度地延长档案的使用寿命，应加强档案库房的科学管理：

（一）档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，未经局领导批准，非本室工作人员不得入内。

（二）库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施，并定期检查保养相关设备，保证档案安全。

（三）档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

（四）每天做好库房温湿度记录，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60%之间；声像室温度应控制在20-25℃之间，相对湿度应控制在50-60%之间。

（五）库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

第十三条  档案的修正、补充与注销应严格履行审批手续，不得随意涂改、挖补和修改。文件变更所产生的资料一并移交档案室，并在卷内备考表上注明变更情况。

第十四条  档案鉴定由档案鉴定领导小组和工作小组负责。对无保存价值或保管期限已满并无需延期保管的档案，应当按档案资料销毁规定造册登记，并经局档案鉴定领导小组批准后销毁。销毁档案必须由档案管理部门指派专人（两人以上）负责监销，并在销毁清册上签字归档。

第五章  档案利用

第十五条  综合档案室和档案利用者均应承担档案的安全、保密责任。

第十六条  查阅档案要严格遵守查阅制度。

（一）本局工作人员因工作需要至综合档案室现场查阅档案，须办理利用登记手续。

（二）外部人员查询档案，必须持有效证件、利害关系材料、本单位介绍信等，办理利用登记手续后，按有关规定查阅、打印。如特殊情况，需由分管领导审核批准。

（三）查阅有密级的档案，严格按保密有关规定执行。

第十七条  档案原件原则上不外借。确需外借，须确保已有电子影像件的前提下（保密件除外）,经相关分管领导批准后方可借阅。借阅期限一般为5个工作日，逾期须办理续借手续。

第十八条  查（借）阅人查询事项必须与申请查询的事项直接相关，与查（借）阅人无关的档案，不予查阅。

第十九条  查（借）阅档案的单位和个人，必须爱护档案材料，不得任意拆卷、撕页、涂改、勾画、批注和转借，保持档案材料的完好和整洁。

第二十条  档案归还时，档案人员要当面影像校对清点，如发现有损坏、涂改、缺失、丢失的，将追究相关人员责任。

第六章  档案保密

第二十一条  认真学习、宣传和贯彻执行《秘密法》。

第二十二条  查（借）阅保密文件、资料、档案，严格执行查（借）阅审批手续和查（借）阅手续。

第二十三条  保密文件、资料、档案阅读完毕后要及时归还，防止失密、泄密事件的发生。对造成失密、泄密的单位和个人，应追究责任，给予必要的处罚；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章  奖励与处罚

第二十四条  建立档案管理激励机制，将档案工作纳入年度目标管理考核的重要内容之一，对成绩突出的单位和个人给予精神和物质奖励。

第二十五条  对擅自提供、抄录、发布、销毁、出卖或转让属于国家所有的档案者；损毁、丢失、涂改、伪造档案者；明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案人员玩忽职守，造成档案损失的，按照《档案法》有关规定予以处罚：情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十六条  将应当归档的文件资料据为己有，拒绝归档或移交的，除追缴原件外，由局给予行政处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章  附则

第二十七条  本规定自发布之日起实施。